Sistema de citas propio: qué necesitas cuando ya no tienes el de la central

En muchas franquicias de servicios, la agenda no es del local: es un programa de la central. Mientras estás dentro, ni lo piensas. El día que sales, puede dejar de funcionar, y con él desaparecen las citas de las próximas semanas y el historial de cada cliente.

De todo lo que cambia al salir, esto es lo que más afecta al día a día. Y es lo que menos gente prepara.

Lo que hay que saber antes de salir

¿De quién es el programa? ¿Lo contrataste tú o lo pone la central?
¿Hasta cuándo tendrás acceso? ¿Se corta el día que termina el contrato?
¿Qué ocurre con las citas ya reservadas para después de esa fecha?
¿Puedes exportar tu agenda y los datos de tus clientes? Esto último es delicado: quién puede usar esos datos depende del contrato y de la normativa de protección de datos. Pregúntaselo a tu abogado.

Qué debe tener un sistema de citas propio

No hace falta el programa más completo. Hace falta uno que cumpla esto:

La cuenta está a tu nombre y la pagas tú. Si mañana cambias de proveedor, te llevas tus datos.
Reserva online desde el móvil, sin llamar. Mucha gente pide cita fuera de tu horario.
Recordatorios automáticos por WhatsApp, SMS o correo, para reducir las ausencias.
Agenda por profesional y por servicio, con las duraciones reales.
Exportación de datos en un formato abierto.
Enlace de reserva que puedas poner en la web, en la ficha de Google y en las redes.

Cómo hacer el cambio sin perder reservas

Elige y configura el sistema nuevo con tiempo, antes de la fecha de salida: servicios, precios, horarios y equipo.
Pruébalo con el equipo una semana, con citas de prueba.
Apunta las citas futuras que ya tienes dadas, para volver a reservarlas en el sistema nuevo según lo que te permita el contrato.
El día del cambio, todo lo nuevo se reserva ya en tu sistema. Así encaja en el plan de ese día.
Incluye el enlace de reserva en el aviso a tus clientes y en la ficha de Google.

Un error frecuente

Volver a la agenda de papel «mientras tanto». Durante el cambio de marca es cuando más necesitas que reservar sea fácil: tus clientes ya tienen que aprender un nombre nuevo. No les pidas además que llamen en horario de apertura para conseguir cita.

Un sistema propio forma parte de lo que necesitas para conseguir clientes sin la central. Si quieres saber cómo estás en este y en otros puntos, haz el test de 3 minutos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando el programa de la franquicia después de salir?

Si el programa lo pone la central, lo normal es que el acceso termine con el contrato. Confírmalo por escrito con la central y con tu abogado, y no lo des por hecho.

¿Puedo llevarme el historial de mis clientes?

Depende de lo que diga el contrato y de quién sea el responsable de esos datos. Es una pregunta para tu abogado, y conviene hacerla meses antes de salir.

¿Cuándo hay que tener el sistema nuevo funcionando?

Antes del día del cambio. Lo razonable es tenerlo configurado y probado unas semanas antes, para que ese día solo haya que empezar a usarlo.