OCR de facturas: opciones gratis, a Excel y de proveedores
Qué es el OCR de facturas, opciones gratis (Drive, Excel, OCR.space), cómo pasar facturas a Excel, cómo automatizar las de proveedores y qué pide Hacienda.
El OCR de facturas es la tecnología que lee una factura en papel, foto o PDF escaneado y convierte su texto en datos que puedes copiar, pasar a Excel o meter en tu programa de contabilidad, sin teclearlos a mano. Hay opciones gratis que sirven para pocas facturas y programas de pago que además separan cada dato en su campo; en los dos casos alguien tiene que revisar lo que ha leído.
Aquí tienes las opciones gratuitas con sus límites reales, cómo pasar facturas a Excel, cómo organizar las de proveedores y qué dice la normativa sobre los originales.
Qué es el OCR de facturas y qué hace exactamente
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres: el programa reconoce las letras y los números de una imagen y te devuelve texto. Con una factura hay tres pasos, y no todas las herramientas hacen los tres:
- Leer el texto. Lo hacen casi todas, también las gratuitas.
- Separar los campos. Decidir qué número es la base, cuál el IVA y cuál el total, y qué fecha es la de emisión y cuál la de vencimiento.
- Llevarlos a su sitio. Tu Excel, tu contabilidad o tu programa de facturación.
Un OCR genérico te ahorra teclear, pero te deja un bloque de texto que ordenas tú. Un software OCR de facturas hace también los pasos 2 y 3, que son los que de verdad ahorran tiempo. Para contabilizar, lo mínimo que debe sacar es proveedor, NIF, número, fechas de emisión y vencimiento, base, tipo y cuota de IVA, retención si la hay y total.
OCR de facturas gratis: cuatro opciones y sus límites
Para unas pocas facturas al mes puedes usar herramientas gratuitas, pero todas te dan texto y no campos separados, y tienen límites de tamaño o de volumen. Estas son las que hemos comprobado en su documentación oficial:
Google Drive y Google Docs
En Drive, haz clic derecho sobre el PDF o la imagen, elige Abrir con y luego Documentos de Google. Se abre un documento con el texto reconocido. Según la ayuda de Google, el archivo no debe superar los 2 MB y el texto debe tener al menos 10 píxeles de alto; admite español. Su punto débil: Google avisa de que las tablas y columnas probablemente no se detecten, así que las líneas de la factura salen desordenadas.
OCR.space
Web y API gratuitas. Según su página, el plan gratis permite 25.000 peticiones al mes con un límite de 500 al día por dirección IP, archivos de hasta 1 MB y PDF de hasta 3 páginas. Admite español y tiene una opción pensada para tablas, tickets y facturas que devuelve el texto línea a línea, lo que ayuda a no mezclar conceptos con importes.
Tesseract y PaddleOCR (código abierto)
Motores de código abierto con licencia Apache 2.0, que permite el uso comercial. Funcionan en tu propio equipo, así que las facturas no salen de él, pero hace falta alguien técnico para instalarlos y para programar el paso de texto a campos.
Excel con Datos de imagen
Si ya pagas Microsoft 365, Excel lee tablas desde una imagen sin coste adicional. Lo vemos en el apartado siguiente.
Ojo con los servicios online gratuitos: una factura lleva datos de tu negocio y de terceros (nombres, NIF, cuentas bancarias). Antes de subirlas a una web gratuita, lee qué hace con los archivos y dónde los guarda.
OCR de facturas a Excel
La forma más directa de pasar una factura a Excel es la función Datos de imagen de Excel para Microsoft 365, que convierte una foto o captura de una tabla en celdas editables. Funciona bien con la tabla de líneas de una factura; con la cabecera (proveedor, NIF, fechas) menos, porque no está en forma de tabla.
Paso a paso en Excel para Windows
- Recorta la imagen para que solo se vea la parte que quieres importar. Microsoft lo recomienda así, y también que las fotos estén hechas de frente y enfocadas, no en ángulo.
- Ve a Datos > De imagen > Imagen desde archivo (o Imagen desde portapapeles si has hecho una captura de pantalla).
- Excel analiza la imagen y te enseña el resultado. Revisa los valores marcados, corrige lo que esté mal y pulsa Insertar datos.
En Windows necesitas Windows 11 o Windows 10 versión 1903 o posterior y el componente WebView2 de Microsoft Edge. También está en Excel para la web, Mac, iPhone y Android (en el móvil, Insertar > Datos desde imagen, y puedes usar la cámara directamente). Admite español.
OCR de facturas a Excel gratis
Sin Microsoft 365, convierte la factura con Google Docs o con OCR.space y pega el texto en Google Sheets o Excel. Tendrás que colocar cada dato en su columna, pero para pocas facturas al mes basta.
Plantilla de columnas para tu registro de facturas
Sea cual sea la herramienta, decide antes las columnas. Esta estructura sirve para llevar el control y para pasársela a tu asesoría:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha de factura | Trimestre |
| Proveedor y NIF | Identificarlo sin dudas |
| Número de factura | Detectar duplicados |
| Base, tipo y cuota de IVA | IVA soportado |
| Retención IRPF | Facturas de profesionales |
| Total y vencimiento | Planificar pagos |
| Pagada (sí/no) | Tesorería |
| Enlace al original | Encontrar el PDF al momento |
| Revisada por | Saber que alguien la comprobó |
Añade una columna de control con la fórmula =REDONDEAR(base+cuota-retención-total;2). Si el resultado no es 0, el OCR ha leído mal algún importe.
OCR para facturas de proveedores: cómo organizar el circuito
Con las facturas de proveedores lo que ahorra tiempo no es solo leerlas, sino que lleguen siempre al mismo sitio, se lean solas y solo te pidan atención cuando algo no cuadra. Un circuito que funciona tiene estos pasos:
- Una sola entrada. Pide a tus proveedores que envíen las facturas a una dirección concreta (por ejemplo, facturas@tunegocio.es). Las de papel, foto con el móvil y a esa misma dirección.
- Lectura automática. Cada adjunto pasa por el OCR y se extraen los campos.
- Comprobaciones. Base más IVA menos retención igual a total; el NIF tiene formato válido; el número de factura de ese proveedor no está ya registrado.
- Bandeja de revisión. Lo que pasa las comprobaciones queda listo para validar con un clic; lo que no, se marca para que lo mire una persona.
- Registro y archivo. Los datos van a tu hoja o programa y el original se guarda con un nombre fijo (fecha, proveedor y número) y enlazado desde el registro.
- Aviso de vencimientos. Con la fecha de vencimiento ya extraída, un recordatorio unos días antes evita recargos y te deja planificar los pagos.
Por qué la revisión humana no se puede quitar
El OCR se equivoca más con fotos torcidas, poca luz, papel térmico desgastado y letra a mano. La puntuación de confianza que dan muchos programas no basta: una foto mala puede dar un número equivocado con confianza alta. Las comprobaciones aritméticas del paso 3 son más fiables, y así solo revisas las facturas que fallan.
Software OCR de facturas: qué mirar antes de elegir
Si recibes muchas facturas, el OCR que más te conviene suele ser el que ya trae tu programa de contabilidad o facturación, porque deja los datos donde los vas a usar. Antes de pagar por uno, comprueba si separa campos o solo da texto, si lee las líneas o solo los totales, cómo cobra (por documento, por créditos o en la cuota), si detecta duplicados y deja revisar antes de contabilizar, y si se conecta con tu correo y tu asesoría.
OCR de facturas en Odoo
Odoo lo llama digitalización de facturas. Según su documentación, se activa en Contabilidad > Configuración > Ajustes, en la sección de digitalización, y puedes elegir que lea las facturas automáticamente o solo cuando lo pidas. Extrae, entre otros, el proveedor, la referencia y la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, el banco y, de las líneas, descripción, cantidad, precio unitario, impuestos, base y total. No es gratis: es un servicio de compra dentro de la aplicación y cada documento digitalizado consume un crédito.
Facturas electrónicas: cuando no necesitas OCR
Si el proveedor te envía una factura electrónica estructurada (un archivo XML, como el formato Facturae), los datos ya vienen separados en campos y no hace falta OCR. La documentación de Odoo lo dice así: los archivos XML no consumen créditos de OCR porque contienen datos estructurados. Un PDF escaneado, en cambio, sí lo necesita. Cuantas más facturas recibas en XML, menos revisión tendrás.
Qué dice Hacienda sobre guardar las facturas leídas con OCR
Leer una factura con OCR no te libra de conservar la original. El artículo 19 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a los empresarios y profesionales a conservar las facturas recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria. Si las conservas por medios electrónicos, el artículo 21 exige hacerlo «de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido».
La fila de Excel no sustituye a la factura: guarda el original enlazado desde tu registro. Para que una copia digital de una factura en papel tenga validez ante Hacienda existe la digitalización certificada, que según la Agencia Tributaria requiere un software de digitalización homologado por ella; un escáner o un OCR cualquiera no lo es. Si tienes dudas sobre qué papeles puedes dejar de guardar, consúltalo con tu asesoría.
Automatizar la lectura de facturas con n8n
Para que el circuito de proveedores funcione solo, puedes unir el correo, el OCR, tu hoja y los avisos con una herramienta de automatización como n8n. El flujo vigila la bandeja de facturas, pasa cada adjunto por el OCR, extrae los campos, aplica las comprobaciones, escribe la fila, archiva el original y te avisa solo de las que no cuadran.
Si no conoces la herramienta, empieza por qué es n8n y para qué sirve en una pyme. Para montarlo por tu cuenta, mira nuestras plantillas n8n gratis; si prefieres que lo hagamos nosotros con tu correo y tu programa, en automatización de procesos para pymes te explicamos cómo trabajamos (desde 1.500 € + 150 €/mes + IVA, según el proceso).
Preguntas frecuentes
¿Existe un OCR de facturas gratis que pase los datos a Excel?
Gratis del todo, no con los campos ya separados. Puedes leer la factura con Google Docs o con OCR.space y pegar el texto en una hoja. Si tienes Microsoft 365, la función Datos de imagen de Excel convierte tablas de una imagen en celdas sin coste añadido.
¿Qué diferencia hay entre un OCR normal y un lector OCR de facturas?
El OCR normal devuelve el texto de la imagen. Un lector OCR de facturas además identifica cada dato (proveedor, NIF, número, fechas, base, IVA y total) y lo coloca en su campo, que es lo que ahorra trabajo al contabilizar.
¿Puedo tirar las facturas en papel después de pasarlas por OCR?
No con un OCR cualquiera. El Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas recibidas, y para que una copia digital de una factura en papel valga ante Hacienda existe la digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria. Consulta tu caso con tu asesoría.
¿Cómo de fiable es el OCR de facturas?
Con PDF y escaneos limpios lee bien casi todo; con fotos torcidas, papel térmico gastado o letra a mano falla más. Comprueba que base, IVA, retención y total cuadran y revisa a mano las que no.
¿Necesito OCR si mis proveedores me mandan facturas electrónicas?
Si te llegan en un formato estructurado como XML (por ejemplo, Facturae), no: los datos ya vienen en campos y tu programa los puede importar directamente. Un PDF escaneado sí necesita OCR.
Fuentes, consultadas el 03/11/2026: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (texto consolidado, BOE), arts. 19 y 21; Agencia Tributaria: homologación de software de digitalización certificada, preguntas frecuentes; Microsoft: insertar datos desde una imagen en Excel; Ayuda de Google Drive: convertir PDF e imágenes en texto; OCR.space: API gratuita; Documentación de Odoo: digitalización de facturas; Tesseract (GitHub); PaddleOCR (GitHub).