Guía y plantilla gratis
Seguimiento de presupuestos: que ninguno se quede sin respuesta
Qué apuntar de cada presupuesto, cuándo volver a llamar y qué mirar cada mes. Con una plantilla de Excel con fórmulas que calcula sola el próximo seguimiento y te marca en rojo los atrasados. Gratis y sin dejar tus datos.
Qué es el seguimiento de presupuestos
Es lo que pasa entre que envías un presupuesto y el cliente dice sí o no: quién vuelve a contactar, cuándo, con qué mensaje y dónde queda apuntado.
En muchas empresas ese tramo no tiene dueño. El presupuesto sale por correo, el cliente no contesta y el siguiente paso depende de que alguien se acuerde. Cuando el cliente vuelve a aparecer, a veces ya ha elegido a otro.
Según el INE, solo el 34,5 % de las empresas españolas de 10 o más empleados usa un CRM, mientras que el 63,6 % usa un programa de gestión (ERP).1 Es decir: la mayoría factura con un programa, pero sigue sus presupuestos en un Excel, en el correo o de memoria.
Qué apuntar de cada presupuesto
Lo mínimo para que cualquiera de tu equipo sepa en qué punto está cada uno:
Cuándo y a quién
Fecha de envío, cliente y cómo contactarle. Sin la fecha no hay forma de saber cuándo toca volver a llamar.
Qué y cuánto
Qué se presupuesta y el importe sin IVA. Así sabes cuánto dinero tienes pendiente de un sí.
Quién lo lleva
Una persona responsable por presupuesto. Si lo llevan todos, no lo lleva nadie.
Estado
Enviado, en seguimiento, aceptado, rechazado o sin respuesta. Siempre uno de estos cinco, para poder contarlos.
Próximo paso
La fecha del siguiente contacto. Es la columna más importante: la que se mira cada mañana.
Por qué se pierde
Precio, plazo, eligió a otro, no contesta… Con diez motivos apuntados ya sabes qué cambiar.
Cómo hacer el seguimiento: un ritmo fijo
No hay una regla oficial sobre cada cuánto llamar. Lo que funciona es decidirlo antes de enviar el presupuesto, para que no dependa del día que tenga cada uno. Este es el ritmo que proponemos y el que usa la plantilla:
| Día | Qué hacer |
|---|---|
| Día 0 | Envío por correo y un mensaje: «Te acabo de enviar el presupuesto. ¿Te parece que lo repasemos el [día] a las [hora]?» |
| Día 2 | La llamada de repaso que acordasteis. |
| Día 5 | Mensaje: «¿Qué parte del presupuesto te genera más dudas?» |
| Día 9 | Llamada: una decisión o una fecha concreta para decidir. |
| Día 14 | Cierre: «El presupuesto vale hasta el [fecha]. Si ahora no es el momento, dímelo y lo retomamos cuando quieras.» |
Adáptalo a tu sector: en una obra grande el cliente necesita más días que en una reparación. Lo que no conviene cambiar es que cada presupuesto tenga siempre una fecha para el siguiente contacto.
Seguimiento, no publicidad. Este ritmo es para presupuestos que el cliente te ha pedido. Habla de ese presupuesto y no lo uses para mandar ofertas de otras cosas: la ley prohíbe enviar por correo electrónico o medios equivalentes comunicaciones publicitarias que el destinatario no haya pedido ni autorizado (artículo 21 de la LSSI). Si el cliente te dice que no quiere más mensajes, apúntalo y para. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu asesor.
Qué mirar una vez al mes
- 01
Tasa de cierre
Aceptados entre aceptados y rechazados. Si baja, mira primero los motivos de pérdida.
- 02
Importe abierto
Cuánto dinero está pendiente de un sí. Es el que el seguimiento puede recuperar.
- 03
Días hasta el cierre
Si un tipo de trabajo tarda mucho más que el resto, necesita otro ritmo de seguimiento.
- 04
Seguimientos atrasados
Los que tocaban y no se hicieron. Si hay muchos cada semana, el problema no es el cliente: es el sistema.
La hoja «Resumen» de la plantilla calcula las tres primeras. La cuarta te la marca en rojo cada mañana.
Si haces reformas, instalaciones u obra
En estos sectores el presupuesto no sale el mismo día que llama el cliente: antes hay una visita y una medición, y a veces una segunda versión con cambios. Por eso conviene apuntar tres cosas más:
La visita
Cuándo fuiste a medir y quién fue. Si pasan muchos días entre la visita y el envío, el cliente ya habrá pedido otros presupuestos.
La versión
Si cambias el presupuesto, apunta la nueva fecha de envío. El ritmo de seguimiento vuelve a empezar desde ahí.
El motivo real
«Precio» casi nunca lo explica todo. Pregunta si fue el plazo de inicio, la forma de pago o que eligió a quien le contestó antes.
En la plantilla, la versión y la visita caben en «Notas», y cada nueva versión puede ir en una fila nueva con su fecha de envío.
Cuándo se queda corto un Excel
La plantilla sirve mientras una persona la abre cada mañana y apunta todo. Deja de servir cuando:
- Varias personas hacen presupuestos y nadie sabe cuál es la última versión del archivo.
- Los presupuestos salen de tu programa de facturación y hay que copiarlos a mano.
- El seguimiento se salta los días de más trabajo, que suelen ser los que más presupuestos salen.
- Quieres saber qué canal trae los clientes que acaban diciendo que sí.
En ese punto el seguimiento tiene que hacerse solo: un aviso a quien lleva cada presupuesto, el recordatorio al cliente en los días acordados y un panel con lo abierto. Es lo que montamos en Cauce, conectado a lo que ya usas.
Descarga la plantilla de seguimiento de presupuestos
Es un Excel con fórmulas, no una lista para rellenar a mano. Tiene tres hojas:
- Presupuestos: calcula el próximo seguimiento a partir del último contacto, marca en rojo los atrasados y en ámbar los de los dos próximos días.
- Resumen: enviados, aceptados, tasa de cierre, importe abierto y seguimientos atrasados.
- Cómo usarla: los pasos y un mensaje para cada día del ritmo.
No te pedimos ningún dato para descargarla. Empieza por la hoja «Cómo usarla» y borra la fila de ejemplo.
¿Prefieres que el seguimiento se haga solo?
Si en tu empresa hay varias personas haciendo presupuestos, lo montamos conectado a lo que ya usas: aviso a quien lleva cada presupuesto, recordatorios al cliente en los días acordados y un panel con lo abierto. Cuéntanos cómo trabajáis y te llamamos en menos de 24 horas laborables.
Recibido
Te llamamos en menos de 24 horas laborables al teléfono que nos has dado. Si prefieres otra hora, escríbenos por WhatsApp al 618 54 12 43.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer seguimiento de un presupuesto?
No hay una regla oficial. Nosotros proponemos un ritmo fijo: aviso el día del envío, llamada el día 2, mensaje el día 5, llamada el día 9 y cierre el día 14. Lo importante es que el ritmo esté decidido de antemano y no dependa de que alguien se acuerde.
¿La plantilla es gratis?
Sí, y se descarga directamente: no te pedimos ningún dato. No tienes que contratar nada.
¿En qué programa funciona la plantilla?
Está hecha y probada en Microsoft Excel. Usa fórmulas habituales, pero no la hemos probado en Google Sheets ni en LibreOffice.
¿Cuándo se queda corto un Excel para seguir presupuestos?
Cuando varias personas apuntan a la vez, cuando los presupuestos salen de otro programa y hay que copiarlos a mano, o cuando el seguimiento depende de que alguien abra el archivo cada mañana. En ese punto conviene que los avisos y los recordatorios salgan solos.
Si os pido que lo montéis, ¿qué hacéis con mis datos?
Los usamos para llamarte y preparar la conversación y, si nos das permiso, para escribirte con consejos de Cauce. Lo explicamos en la política de privacidad. Para descargar la plantilla no hace falta dejar ningún dato.
Fuentes
1. INE, Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, nota de prensa del 22/10/2025. Empresas de 10 o más empleados.