Cómo reclamar una factura impagada: pasos, plazos e IVA

Para reclamar una factura impagada, envía un recordatorio por email en cuanto venza, pasa a un requerimiento que deje prueba (burofax con certificación de contenido o requerimiento notarial) si no hay respuesta y, si aun así no paga, presenta un procedimiento monitorio en el juzgado del domicilio del deudor. Si tu cliente es una empresa, la ley te da además derecho a intereses de demora y a 40 € por costes de cobro sin tener que pedirlos.

Aquí tienes cada paso con su plazo legal, un modelo de email, cómo calcular los intereses y cómo recuperar el IVA que ya ingresaste. Las cifras están comprobadas en el BOE.

Antes de reclamar: tres comprobaciones

• La factura está bien hecha: datos fiscales de las dos partes, número, fecha, concepto, base, IVA y total. Si hay un error, rectifícala antes.
• Está vencida de verdad: mira la fecha o el plazo de pago pactado (si no pactasteis nada, lo vemos abajo).
• Tienes con qué demostrarla: presupuesto aceptado, pedido, albarán firmado o correos en los que el cliente confirma el trabajo.

Plazo para reclamar una factura impagada

Tienes cinco años desde que se pudo exigir el pago. El artículo 1964.2 del Código Civil dice que «las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación». En una factura, ese momento es su vencimiento.

Ese plazo no corre sin más: según el artículo 1973 del Código Civil, la prescripción «se interrumpe por su ejercicio ante los Tribunales, por reclamación extrajudicial del acreedor y por cualquier acto de reconocimiento de la deuda por el deudor». Por eso conviene que cada reclamación quede por escrito y con fecha: si un día la necesitas, demuestra que no dejaste pasar el tiempo.

Cuándo vence una factura si no pactasteis plazo

Entre empresas, o entre una empresa y la Administración, se aplica la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Su artículo 4.1 fija que, sin plazo en el contrato, el deudor paga en «treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios». El artículo 4.3 permite ampliarlo por pacto, pero «sin que, en ningún caso, se pueda acordar un plazo superior a 60 días naturales». Esta ley no se aplica a las ventas a consumidores (artículo 3.2.a).

Paso 1: el recordatorio amistoso

Envíalo el mismo día del vencimiento o al día siguiente. Muchas facturas se retrasan por despiste: se quedó en la bandeja de alguien o falta un número de pedido. Si no hay respuesta en una semana, manda un segundo aviso y llama. Anota cada contacto: fecha, persona y lo que te dijo.

Cómo reclamar una factura impagada por email

Un buen email de reclamación identifica la factura, dice cuánto se debe y desde cuándo, da una fecha concreta para pagar y adjunta la factura. Sin amenazas en el primer aviso. Este modelo sirve como base:

Asunto: Factura n.º [número] vencida el [fecha]: [importe] €

Hola, [nombre]:

Te escribo porque la factura n.º [número], del [fecha de emisión], por [importe] € IVA incluido, venció el [fecha de vencimiento] y no nos consta el pago. Te la adjunto de nuevo.

¿Puedes confirmarme si ya está en trámite? Si no, te agradecería que hicieras la transferencia antes del [fecha, 7 días después] a la cuenta [IBAN].

Si hay algún problema con la factura o necesitas algún dato para tramitarla, dímelo y lo resolvemos.

Un saludo,
[nombre, empresa y teléfono]

Para el segundo aviso, cambia el tono: recuerda el primer email, indica los días de retraso y avisa de que, si el pago no llega en la nueva fecha, harás una reclamación formal con intereses de demora y la indemnización de 40 € que fija la ley.

Un email normal no siempre basta como prueba si el cliente dice que no lo recibió. Para eso está el paso siguiente.

Paso 2: el requerimiento que deja prueba

Si los recordatorios no funcionan, envía una carta de reclamación por burofax o mediante requerimiento notarial. Lo que cambia respecto al email es que queda constancia de qué dijiste y de que el cliente lo recibió.

• Burofax de Correos: con el servicio adicional de certificación de contenido, Correos certifica el texto enviado, que según su web «tiene valor de prueba legal frente a terceros». Con el acuse de recibo te confirman por escrito quién lo recibió y la fecha y hora. Se puede enviar desde la web subiendo un PDF.
• Requerimiento notarial: un notario entrega el requerimiento y levanta acta. Es la vía que la Ley del IVA cita expresamente para recuperar el IVA (lo vemos más abajo).

La carta incluye: datos de las dos partes, facturas con número, fecha, importe y vencimiento, total reclamado (principal, intereses y 40 €), plazo para pagar y aviso de vía judicial.

Intereses de demora y los 40 € por costes de cobro

Si tu cliente es una empresa o la Administración, los intereses empiezan a contar solos desde el día siguiente al vencimiento. El artículo 5 de la Ley 3/2004 dice que el deudor incurre en mora «automáticamente por el mero incumplimiento del pago en el plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna por parte del acreedor». Para exigirlos, el artículo 6 pide que hayas cumplido tus obligaciones y que no hayas cobrado a tiempo, salvo que el deudor pruebe que el retraso no es culpa suya.

Qué interés se aplica

El pactado en el contrato y, si no hay pacto, el tipo legal: el tipo de la última operación principal de financiación del Banco Central Europeo antes del semestre «más ocho puntos porcentuales» (artículo 7.2). Hacienda lo publica cada semestre en el BOE. Para el segundo semestre de 2026 es el 10,40 %, según la Resolución de 30 de junio de 2026 de la Secretaría General del Tesoro.

Ejemplo de cálculo: una factura de 2.000 € que se paga con 45 días de retraso genera 2.000 × 10,40 % × 45 / 365 = 25,64 € de intereses.

La indemnización de 40 €

El artículo 8.1 añade «una cantidad fija de 40 euros, que se añadirá en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal». Si los costes de cobro que puedas acreditar (por ejemplo, el burofax o un abogado) superan esos 40 €, también puedes reclamar la diferencia. No se debe si el deudor no es responsable del retraso (artículo 8.2).

Con clientes particulares no se aplica esta ley: lo que rija el contrato y, en su defecto, las normas generales del Código Civil.

Cómo reclamar el IVA de una factura impagada

Puedes recuperar el IVA que ingresaste emitiendo una factura rectificativa cuando el crédito se considera incobrable, siempre que cumplas los requisitos del artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA. Son estos, todos a la vez:

1. Tiempo: que haya pasado un año desde el devengo del IVA sin cobrar. Si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 €, el plazo puede ser de seis meses o un año.
2. Libros: que el impago esté reflejado en los libros registro del IVA.
3. Cliente: que el destinatario sea empresario o profesional o, si es un particular, que la base imponible sea superior a 50 €.
4. Reclamación: que hayas reclamado el cobro «mediante reclamación judicial al deudor o por medio de requerimiento notarial al mismo, o por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación del cobro». Un recordatorio por email no suele ser suficiente; consulta con tu asesor qué medio usar en tu caso.

Después tienes seis meses desde que se cumple ese plazo de seis meses o un año para hacer la factura rectificativa y enviársela al cliente (artículo 80.Cuatro.B de la Ley y artículo 24.1 del Reglamento). Y, según el artículo 24.2 del Reglamento del IVA, debes comunicarlo a la Agencia Tributaria por su sede electrónica en el plazo de un mes desde la fecha de la factura rectificativa, haciendo constar que no se trata de créditos garantizados, afianzados o asegurados ni de créditos con personas o entidades vinculadas.

Son plazos cortos y fáciles de perder: apunta la fecha de cada factura impagada desde el primer día.

Paso 3: el procedimiento monitorio

Si el requerimiento no funciona, la vía judicial habitual es el procedimiento monitorio, que sirve para deudas de dinero de cualquier importe, vencidas y documentadas. El artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil admite como prueba las facturas y albaranes, aunque los haya hecho solo el acreedor, si son los que se usan habitualmente en esa relación comercial.

• Se presenta en el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor (artículo 813).
• Hay formulario en papel o en la sede electrónica, y para la petición inicial «no será preciso valerse de procurador y abogado» (artículo 814.2).
• Si se admite, el juzgado requiere al deudor para que en veinte días pague o explique por qué no debe (artículo 815.1).

Si el deudor se opone, el asunto pasa a juicio y ahí sí suele convenir un abogado.

Que no vuelva a pasar: automatiza el seguimiento de cobros

La mayoría de los retrasos se acortan con avisos puntuales, y eso se puede automatizar. Un flujo sencillo lee las facturas emitidas, detecta las que vencen o han vencido y hace lo que toque cada día:

• Un aviso amable unos días antes del vencimiento.
• El primer recordatorio el día siguiente al vencimiento, con la factura adjunta.
• Un segundo aviso a la semana y una alerta para ti si sigue sin pagar, para que llames o pases al burofax.
• Una hoja con los días de retraso y los intereses calculados, y la fecha a partir de la cual puedes recuperar el IVA.

Es la misma lógica que los recordatorios de cita automáticos: reglas fijas, mensajes que ya están escritos y nadie tiene que acordarse. Si quieres montarlo con tu programa de facturación, en automatización de procesos para pymes te contamos cómo trabajamos (desde 1.500 € + 150 €/mes + IVA, según el proceso), y si lo prefieres hacer tú, empieza por nuestras plantillas n8n gratis.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?

Cinco años desde que pudo exigirse el pago, según el artículo 1964.2 del Código Civil. Cada reclamación extrajudicial o reconocimiento de la deuda por el cliente interrumpe ese plazo (artículo 1973).

¿Es obligatorio enviar un burofax antes de ir al juzgado?

La Ley de Enjuiciamiento Civil no lo exige para el monitorio, pero es muy recomendable: demuestra que reclamaste, interrumpe la prescripción y ayuda a cumplir el requisito de reclamación fehaciente para recuperar el IVA.

¿Puedo cobrar intereses si no los puse en la factura?

Sí, si el cliente es una empresa o la Administración. Los intereses de la Ley 3/2004 se devengan automáticamente desde el vencimiento, sin aviso previo, al tipo legal (10,40 % en el segundo semestre de 2026) si no pactasteis otro.

¿Qué pasa con el IVA si el cliente no paga nunca?

Puedes reducir la base imponible con una factura rectificativa cuando se cumplan los requisitos del artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA (seis meses o un año sin cobrar, reclamación fehaciente, reflejo en los libros) y comunicarlo a la Agencia Tributaria en el mes siguiente.

¿Necesito abogado para reclamar una factura impagada?

No para los recordatorios, el burofax ni la petición inicial del monitorio (artículo 814.2 de la LEC). Si el deudor se opone y hay juicio, lo normal es contar con uno.

Fuentes, consultadas el 01/11/2026: Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad (texto consolidado, BOE), arts. 3 a 8; Resolución de 30 de junio de 2026 sobre el tipo legal de interés de demora (BOE); Código Civil (texto consolidado, BOE), arts. 1964 y 1973; Ley 37/1992 del IVA (texto consolidado, BOE), art. 80.Cuatro; Reglamento del IVA (texto consolidado, BOE), art. 24; Ley de Enjuiciamiento Civil (texto consolidado, BOE), arts. 812 a 815; Burofax de Correos.