Estudio de viabilidad de un negocio: cómo hacerlo

Un estudio de viabilidad de un negocio comprueba, con números, si la idea puede pagar lo que cuesta montarla y mantenerla: cuánto hay que invertir, cuánto hay que vender cada mes para no perder dinero, si la caja aguanta hasta llegar ahí y en cuánto tiempo se recupera la inversión. Se hace antes de firmar un local o pedir un préstamo, y cabe en una hoja de cálculo.

Aquí tienes los pasos, las fórmulas que hacen falta, un ejemplo con números y una plantilla. Si aún no sabes dónde abrir, empieza por cómo elegir zona y local para abrir un negocio: sin ventas estimadas para un sitio concreto, la viabilidad es imaginación.

Qué es un estudio de viabilidad (y en qué se diferencia del de mercado)

Es el documento que responde a una pregunta: ¿salen las cuentas? El estudio de mercado dice cuántos clientes podrías tener; el de viabilidad cruza esa cifra con la inversión, los gastos y el dinero disponible. Tiene cuatro partes:

• De mercado: si venderás lo suficiente y a qué precio.
• Técnica u operativa: si puedes prestar el servicio con el local, el equipo y las horas que tienes.
• Legal: si la actividad se puede ejercer en ese local y con qué permisos.
• Económica y financiera: si gana dinero y si tienes financiación para llegar hasta ahí.

Viabilidad y factibilidad de un negocio: ¿son lo mismo?

Casi siempre se usan como sinónimos. Cuando se distinguen, «factible» es que se puede hacer y «viable» que, además, es rentable y sostenible. Puedes abrir un negocio factible que pierda dinero.

Cómo saber si un negocio es viable: las cuatro preguntas

Es viable si respondes «sí» a estas cuatro preguntas con cifras:

1. ¿Cubre sus gastos? Las ventas realistas superan el punto de equilibrio.
2. ¿Aguanta la caja? El dinero disponible cubre la inversión y las pérdidas de los primeros meses.
3. ¿Recupera la inversión a tiempo? Antes de que acabe el alquiler o se gaste el equipo.
4. ¿Resiste si las cosas van peor? Con ventas un 20-30 % por debajo de lo previsto, no te hunde.

La última es la que más se olvida. Según el INE, de las empresas nacidas en 2018 seguía activo el 76,9 % al cabo de un año, el 55,3 % a los tres y el 41,9 % a los cinco; el primer año es cuando más desaparecen.

Cómo hacer un estudio de viabilidad de un negocio, paso a paso

1. Escribe el negocio en cinco líneas

Qué vendes, a quién, dónde, a qué precio y con qué horario. Si cambias de local o de precio, rehaces el estudio.

2. Estima las ventas (viabilidad de mercado)

Ventas = clientes al mes × gasto medio por cliente (ticket). Los clientes salen del estudio de la zona: quién vive o pasa por allí, su renta, la competencia y lo que vende un negocio parecido. Para la renta por barrio en Madrid tienes nuestra herramienta gratuita de renta por municipios (datos del INE), y el método completo en cómo elegir la ubicación de un negocio. Haz tres cifras (pesimista, probable y optimista) y cuenta con que los primeros meses venderás menos.

3. Comprueba la viabilidad técnica y operativa

¿Cuántos clientes puedes atender en la hora punta con ese espacio y ese personal? ¿Qué equipos necesitas y cuánto tardan en llegar? ¿Cuántas horas trabajarás tú? Si las ventas previstas exigen atender a más gente de la que cabe, la parte técnica limita la económica.

4. Revisa la viabilidad legal

Pregunta al ayuntamiento si la actividad se permite en ese local y qué trámite de apertura corresponde, y revisa el contrato de alquiler: duración, obras y quién paga qué.

5. Calcula la inversión inicial

Todo lo que pagas antes de vender el primer euro:

• Obra y acondicionamiento, licencias y proyecto técnico si hace falta.
• Mobiliario, maquinaria, equipos informáticos y programas.
• Fianza: en un local, la Ley de Arrendamientos Urbanos fija dos mensualidades de renta (art. 36.1), y se puede pactar además una garantía adicional.
• Stock inicial, web, ficha de Google, rótulo y publicidad de apertura.
• Colchón de tesorería para pagar los fijos mientras las ventas no los cubren (paso 8).

6. Separa gastos fijos y variables

Fijos son los que pagas vendas o no: alquiler, suministros, seguros, gestoría, programas, sueldos y tu cuota de autónomo. Variables son los que suben con cada venta: mercancía, materia prima, comisiones del datáfono o de plataformas.

Lo que queda de cada venta tras los variables es el margen de contribución: si vendes a 20 € y el coste variable es 8 €, cada venta deja 12 € para pagar los fijos.

La inversión se reparte en el tiempo con la amortización. Como referencia, la tabla del artículo 12.1.a) de la Ley del Impuesto sobre Sociedades marca coeficientes máximos anuales como «resto de instalaciones» 10 %, mobiliario 10 %, equipos para procesos de información 25 %, programas informáticos 33 % y maquinaria 12 %. Tu gestoría te dirá cuál aplica a cada elemento.

7. Calcula el punto de equilibrio

Es el nivel de ventas en el que no ganas ni pierdes:

Punto de equilibrio (clientes al mes) = gastos fijos mensuales ÷ margen de contribución por cliente

Divídelo entre los días que abres: los clientes al día son una cifra que puedes contrastar en la calle.

8. Haz la tesorería mes a mes

Un negocio con beneficio puede quedarse sin caja. La tesorería anota, mes a mes durante el primer año, el dinero que entra y sale de verdad (cuándo cobras y pagas, con IVA), no cuándo facturas. Si vendes a empresas, la Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo de pago de 30 días naturales, ampliable por pacto sin superar los 60 (art. 4), y mientras tanto tú ya has pagado tus gastos. El mes con el saldo acumulado más negativo te dice cuánto colchón necesitas. Si alguien no paga, aquí tienes cómo reclamar una factura impagada.

9. Calcula cuándo recuperas la inversión

• Plazo de recuperación (payback): inversión ÷ flujo de caja mensual medio. Cuántos meses tarda el negocio en devolverte lo que pusiste.
• VAN (valor actual neto): −inversión + Σ flujo del año t ÷ (1 + tipo)^t, donde el tipo es lo que te costaría el dinero o lo que rendiría en otra inversión. Si sale positivo, el proyecto rinde más que esa alternativa.
• TIR (tasa interna de rentabilidad): el tipo con el que el VAN da cero. En la hoja de cálculo, funciones VNA y TIR.

En un negocio de barrio suelen bastar el payback y la tesorería; el VAN y la TIR sirven para comparar dos opciones o si te los pide el banco.

10. Prueba escenarios

Repite las cuentas vendiendo un 25 % menos, con el alquiler más caro o abriendo tres meses más tarde. Si en el pesimista el colchón se agota, cambia el local, el tamaño, el precio o la inversión antes de firmar.

Viabilidad económica y financiera: la diferencia

La económica mira si el negocio gana dinero (ventas menos gastos, amortización incluida). La financiera, si tienes el dinero cuando hace falta: de dónde sale la inversión, cuánto cuesta y si la caja aguanta los meses flojos y las cuotas del préstamo. Hay que superar las dos.

Ejemplo de viabilidad de un negocio

Una tienda de barrio con cifras redondas inventadas para enseñar el cálculo (no son datos de mercado; pon las tuyas):

• Ticket medio 20 €, coste variable 8 €: margen por cliente 12 €.
• Fijos al mes: alquiler 1.200 €, suministros 300 €, seguro, gestoría y programas 300 €, tu sueldo con cotización 1.900 €, publicidad 300 €, otros 200 €. Total: 4.200 €.
• Inversión: obra 15.000 €, mobiliario 8.000 €, equipos informáticos 2.000 €, fianza 2.400 € (dos meses), stock 3.000 €. Total: 30.400 €, sin colchón.

Punto de equilibrio: 4.200 ÷ 12 = 350 clientes al mes; abriendo 25 días, 14 al día.

Escenarios (antes de impuestos): con 300 clientes al mes pierdes 600 €; con 500 generas 1.800 € de caja; con 600, 3.000 €.

Amortización con los coeficientes máximos: obra 1.500 €, mobiliario 800 € y equipos 500 € al año, unos 233 € al mes que restan del beneficio, no de la caja.

Recuperación: en el probable, 30.400 ÷ 1.800 ≈ 17 meses. Si los tres primeros meses vendes como en el pesimista, necesitas al menos 1.800 € de colchón solo para esas pérdidas.

Conclusión: es viable si la zona da para 500 clientes al mes; si solo da para 300, no lo es con ese local. Eso es lo que tiene que responder el estudio de la zona.

Plantilla de plan de viabilidad

Copia esta estructura en una hoja de cálculo, una pestaña por bloque:

Bloque	Qué pones	Resultado
1. Supuestos	Precio, ticket, coste variable, días de apertura	Margen por cliente
2. Ventas	Clientes al mes en tres escenarios	Ventas mensuales
3. Inversión	Obra, equipos, fianza, stock, apertura	Inversión total
4. Gastos fijos	Alquiler, sueldos, cotizaciones, suministros, gestoría	Fijos al mes
5. Amortización	Cada elemento con su coeficiente	Amortización anual
6. Resultados	Ventas − variables − fijos − amortización	Beneficio
7. Tesorería	Cobros y pagos reales, con IVA y plazos	Colchón necesario
8. Indicadores	Punto de equilibrio, payback, VAN, TIR	Viable o no

Plan de viabilidad para autónomos

Es el mismo estudio con dos cuidados. Primero, tu sueldo es un gasto fijo: sin él, el punto de equilibrio sale engañosamente bajo. Segundo, la cuota de autónomo depende de tus rendimientos netos: la orden de cotización de 2026 fija bases mínimas y máximas por tramos de rendimientos netos mensuales (art. 18.1). Busca tu tramo y pon la cuota en los fijos.

Si prefieres que lo miremos contigo

Lo más difícil es la cifra de ventas, porque depende de la zona. En Cauce hacemos el análisis de zona para abrir un negocio: población y renta, competencia, visita al local y cuántos clientes necesitas. Cuesta 490 € + IVA y se descuenta si contratas Apertura 360 en los 30 días siguientes a la entrega (precios a 7 de noviembre de 2026). No garantizamos que un negocio funcione; sí que decidas con datos.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer un estudio de viabilidad para abrir un negocio?

No es un requisito legal para abrir. Pero un banco o una entidad que da ayudas suele pedir un plan de empresa con su parte económico-financiera.

¿Cuánto tiempo lleva hacer un estudio de viabilidad?

Las cuentas, con la plantilla, una tarde. Lo que lleva días es conseguir datos fiables: presupuestos de obra, condiciones del alquiler y ventas estimadas para esa zona.

¿Qué diferencia hay entre plan de negocio y estudio de viabilidad?

El plan de negocio describe todo el proyecto (producto, clientes, marketing, equipo y cuentas). El estudio de viabilidad es la parte que comprueba si las cuentas salen, y puede hacerse antes del plan completo.

¿Qué hago si el estudio dice que no es viable?

Cambia una variable cada vez y recalcula: otro local, menos inversión, otro precio o un formato más pequeño. Si nada funciona, el estudio te ha ahorrado mucho más de lo que cuesta.

Fuentes, consultadas el 07/11/2026: INE, Demografía Armonizada de Empresas 2023 (supervivencia de las empresas nacidas en 2018); Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades, texto consolidado (BOE), art. 12.1.a); Ley 29/1994, de Arrendamientos Urbanos, texto consolidado (BOE), art. 36; Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, texto consolidado (BOE), art. 4; Orden PJC/297/2026, normas de cotización a la Seguridad Social para 2026 (BOE), art. 18.1.